במסגרת המפגש, בו השתתפו כמאה נציגים של עשרות קהילות המייצגות את חלק הארי מהעולים מדי שנה להילולא במירון, הציג השר פרוש את עקרונות המתווה והמתחמים שישמשו את הרבנים והאדמו"רים.
פרויקטור ההילולא יוסי דייטש הציג בפני המשתתפים את פרטי המתווה באופן פרטני לכל קהילה וקהילה, בדגש על מקומות ההדלקה, האירועים הקהילתיים, התחבורה הציבורית, החניונים ומיקום הקהילות. הפרויקטור ציין את שיתוף הפעולה הפורה בין ראשי הקהילות ונציגיהן לממונים על ההילולא, והדגיש את התפקיד המכריע של שיתוף הפעולה בהצלחת ההילולא כולה.
נציגי הקהילות קיבלו מאחראי מתווה התחבורה לקהילות במטה הפרויקטור, ישראל שנור, סקירה מקיפה על אמצעי התחבורה לקהילות וחניוני ההתרעננות היעודיים לקהילות, על טהרת הקודש.
יועץ השר פרוש לענייני מירון, שימי בלוי, הממונה על הקשר עם הקהילות, הציג בפני הנציגים את לוח הזמנים לקראת יישום מתווה ההילולא, כולל תיאום ואישור האירועים, תכנון קווי התחבורה, והשלמת ההיערכות בכל ההיבטים הנדרשים.
שר ירושלים ומסורת ישראל, מאיר פרוש:
"נמצאים כאן נציגי מכל קהילות ישראל, ספרדים ואשכנזים, חרדים ודתיים, רבנים ומשפיעים, אדמו"רים וראשי ישיבות, כי ר' שמעון הוא לכל. בסופו של דבר, אתם מייצגים את רוב העולים למירון, ולכן חשוב שתהיו חלק מהמתווה והצלחת ההילולא הקדושה".
פרויקטור ההילולא, יוסי דייטש:
"ביקשנו לפגוש את נציגי הקהילות לפני הפרסום הרשמי של המתווה בכדי להציג בפניהם את העקרונות שעל פיהם נפעל ולשמוע מהם את הצרכים בכדי לאפשר את קיום כלל האירועים המתוכננים בראשות גדולי ישראל מכל העדות והחוגים".
